Sejarah Singkat tentang Kearsipan PT Semen Padang

Pada tahun 1986 keadaan arsip di PT Semen Padang belum tampak perkembangannya. Pada tanggal 7 s/d 26 Juli 1986 diadakan Bimbingan Teknis, yang dilanjutkan dengan pembenahan arsip PT Semen Padang. Bahannya merupakan konsep Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan dan Pola Klasifikasi Kearsipan. Bimbingan teknis tersebut merupakan kerjasama antara PT Semen Padang dengan Arsip Nasional Repubulik Indonesia (ANRI) yang diadakan di Indarung. Survey tersebut sebagai bahan penyelenggaraan penataran Sistim Kearsipan Pola Baru angkatan I.

Program ini merupakan salah satu hasil usaha perusahaan dalam pengembangan sistim yang berlaku pada saat itu. Pada mulanya penerapan sistim kearsipan pola baru ini merupakan kebijaksanaan perusahaan. Motivasinya adalah disebabkan oleh laju pertumbuhan dan perkembangan perusahaan yang begitu pesat, maka dirasa perlu suatu sistim administrasi yang mantap, efektif dan efesiensi yang tinggi. Untuk itu perlu diterapkan suatu sistim kearsipan yang baru sesuai dengan perkembangan masa dan perubahan struktur organisasi perusahaan.

Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai pembuatan sistim kearsipan tersebut, PT Semen Padang mengundang Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dari tanggal 29 November s/d 2 Desember 1989 untuk memberikan saran/petunjuk mengenai langkah–langkah kerja yang harus dilakukan oleh tim arsip yang telah dibentuk dalam Surat keputusan Direksi No. 1007/KS.01.02/Dir/11.89 yang diketuai oleh Churijjah Azizah dan dilakukan lah pelaksanaan study banding ke beberapa instansi, yang di laksanakan dari tanggal 22 s/d 30 Januari 1990 dengan mengikut–sertakan seluruh Tim Arsip. Instansi yang dikunjungi saat itu adalah Bank Indonesia (BI) Jakarta tanggal 22 Januari 1990, Astek Jakarta tanggal 23 Januari 1990, ARNAS RI Jakarta tanggal 24 Januari 1990 dan PT Semen Gresik tanggal 25 s/d 30 Januari 1990.

Dan sejalan dengan penetapan sistim yang baru, usaha menyelamatkan arsip lama, mulai dari arsip pemerintahan Belanda di PT Semen Padang sebagai pendahulu yang belum berhasil dilaksanakan penyimpanannya, mulai dilakukan pembenahan arsip tahun 1989 sampai tahun 2000. Dalam usaha penyelamatan itu terdapat foto mantan Direksi PT Semen Padang dari tahun 1958 sampai dengan tahun 1983 dan juga benda–benda lain yang ada kaitannya dengan sejarah PT Semen Padang seperti perkembangan Logo dari Tahun 1910 sampai dengan 1990. Kesemuanya ini amat penting artinya bagi penyusunan serta penulisan sejarah PT Semen Padang yang tidak terlepas dari berdirinya PT Semen Padang semenjak Kekuasaan Belanda sampai ke Pemerintahan Republik Indonesia.

Buku sistim kearsipan / persuratan yang pertama di rampungkan pada tanggal 21 Nopember 1989 dengan judul Sistem Manajemen Persuratan PT Semen Padang dan buku tersebut dilakukan revisinya pada tahun 2002 sekaligus pembuatan buku Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang dipergunakan sebagai patokan dalam penyimpanan Arsip yang ada diunit kerja. Pada tahun 2002 untuk pertama kalinya dilakukan pemusnahan arsip di PT Semen Padang bekerjasama dengan Arsip Propinsi arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang sudah berumur puluhan tahun yang tidak bernilai guna yang dihadiri oleh Direktur Utama PT Semen Padang Bapak Ir. Ihdan Nizar dan Kepala arsip Provinsi Sumbar.

Kemudian untuk menata arsip yang lebih baik dan sesuai dengan perundang-undangan maka pada Januari tahun 2005 dilakukan kerjasama untuk Pendataan, Penataan & Pemusnahan arsip PT Semen Padang, arsip yang dikelola ini yakni arsip Keuangan dan arsip proyek. Proposal kerjasama ini ditandatangani oleh Biro Humas PT Semen Padang Ir. Benny Wendry, MM dan Konsultan Arsip Khairuzar, SH dan disetujui oleh Sekretaris Perusahaan Ir. Munadi Arifin. SE, Akt. MM.

Seiring berkembangnya sistim kearsipan maka perusahaan melakukan revisi untuk ke-2 kalinya terhadap Sistim Manajemen Persuratan PT Semen Padang pada tahun 2011 menjadi Pedoman Manajemen Kearsipan PT Semen Padang yang ditandatangani oleh Bapak Widodo Santoso Pada tanggal 28 Pebruari 2011.

Kemudian untuk menjadikan sistim kearsipan yang tepat kelola dan tepat saji maka dilakukan kerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Desember 2012 untuk penerapan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang mana MOU nya ditandatangi oleh kepala ANRI Bp. Asichin dan Direktur Keuangan PT Semen Padang Bp. Eprilyono Budi di Wisma Indarung, Padang.

Pada tahun 2014 dilakukan revisi untuk ke-3 kalinya pada Pedoman Manajemen Kearsipan PT Semen Padang yang ditandatangani oleh Direktur Utama PT Semen Padang Bapak Ir. Benny Wendry. MM pada tanggal 31 Desember 2014 yang dipergunakan sampai saat ini.

Akreditasi Kearsipan 2016 dan Perpanjangan 2021

Pada bulan November 2014 PT Semen Padang mendapat kesempatan melakukan uji kompetensi terhadap lembaga kearsipan dan TU-UKP yaitu Akreditasi dan Sertifikasi untuk pertama kalinya oleh lembaga yang berkompeten yaitu ANRI Jakarta. Memperoleh nilai 81,68% (delapan puluh satu koma enam puluh delapan persen) dengan kualifikasi akreditasi A (kategori sangat baik) yang dianugerahkan pada tanggal 27 Agustus 2015 di Wisma Indarung yang diserahkan langsung oleh Kepala ANRI Jakarta (Bapak Mustari Irawan) kepada Direktur Keuangan PT Semen Padang (Bapak Tri Hartono Rianto) yang disaksikan oleh Asisten III Gubernur Sumbar dan Departemen Legal & GRC/MR.

Pada tahun 2016 PT Semen Padang juga mendapatkan penghargaan dibidang kelembagaan unit kearsipan terbaik 1 tingkat Nasional khususnya BUMN dan Juara 2 Arsiparis teladan kategori BUMN dan ikut serta dalam event yang diadakan dilingkungan PT Semen Padang dalam kategori Manajemen dan 5P dengan mendapatkan predikat silver 2015 dan predikat gold 2016.

PT Semen Padang juga mendapatkan Penghargaan Sebagai Badan Usaha Milik Negara Terakreditasi A (sangat baik) dalam Penyelenggaraan Kearsipan Tahun 2017.

Dengan telah mendapatkan penganugerahan Predikat A (sangat baik) dari ANRI, maka PT Semen Padang mempunyai kewajiban melakukan pengembangan dalam pengelolaan kearsipan dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang penggunaan Undang Undang 43 tahun 2009.